Freiberuflicher IT Dienstleister
Peter Pinnau
Softwareentwicklung | Consulting | Linux Administration | Datenbanken

System Concept DMS

System Concept DMS ist eine platformunabhängige Software zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Das Projekt ist in drei Jahren kontinuierlicher Arbeit entstanden. Die Software wird in mehreren Installationen produktiv eingesetzt.
Im Frühjahr 2017 haben wir begonnen, das DMS bei einem deutschlandweit mit mehrere Standorten agierenden Unternehmen in Betrieb zu nehmen. Wir ersetzen dort ein namhaftes DMS welches nie zur Zufriedenheit des Kunden funktioniert hat.

Als Dienstleister haben wir Erfahrungen mit etablierten DMS. Der entscheidende Unterschied zwischen System Concept DMS und vielen anderen Ansätzen ist, dass der mit System Concept DMS aufgebaute Dokumentbestand auch ohne die Software voll nutzbar ist.

Neuigkeiten

25.9.2018 - Version 1.3.28: neue Version mit Verbesserungen und Bugfixes: Download. Diese Version unterstützt erstmals MacOS.

Hinweise zum Update einer älteren Version

  • Unter Windows müssen Sie Version 1.3.13 zunächst über die Systemsteuerung (Programme und Funktionen) deinstallieren und dann Version 1.3.28 installieren. Eine Update Installation funktioniert bei diesem Versionssprung aufgrund eines unbekannten Problems beim Windows Installer nicht.
  • Sie müssen den Instanz-Cache löschen. Mehr dazu im Administrationshandbuch auf Seite 5 unter Punkt 4.3

Wer das Projekt finanziell unterstützen möchte, kann über den folgenden Button eine Spende per PayPal senden:

9.7.2018 - Handbücher und Dokumentation: Vorab-Versionen der Benutzer- und Administrationsdokumentation sind online. Siehe Downloads

17.4.2018 - Version 1.3.13: Verbesserte Meldung unter Windows, falls PDF-Dateien in anderem Programm geöffnet sind und deshalb nicht geschrieben werden können.

16.4.2018 - Version 1.3.12: neue Version mit Verbesserungen und Bugfixes: Download. Wichtigste Neuerung sind Funktionen zur automatische Erkennung von Verschlagwortungsdaten aus dem Dokumenttext. Erkannt werden Datumsangaben, Bruttobeträge (ER), Fremd-RE Nummern sowie Zuordnungen zu Lieferanten- oder Kundenstämmen. Die Erkennungsrate liegt zwischen 70 und 80%.

18.12.2017: Im Januar 2018 möchte ich eine umfassende Dokumentation für die Software erstellen. Diese wird online (html), als PDF und auch programm-integriert verfügbar sein. Geplant sind ein Benutzerhandbuch (Anwendersicht) und ein Adminstrationsleitfaden (Einrichtung und Einstellungen).

Das folgende Video zeigt viele Funktionen des Systems, Stand November 2016:
www.youtube.com/watch?v=rTAiNSIeKnk

Zu einigen Funktionen sind Video Tutorials online:
www.youtube.com/playlist?list=PLnwl-0-MPt19wyqrUp-e0ju8BqEUFgI9y

Lizenz

Aufgrund von Nachfragen haben wir beschlossen, System Concept DMS für den privaten Gebrauch kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Ein Einsatz zu gewerblichen Zwecken ist nur nach Absprache gestattet.

Diese Lizenzvereinbarung zwischen Ihnen und der System Concept GmbH regelt die Nutzung der Software "System Concept DMS" (nachfolgend "Software").

  1. Die Software wird kostenfrei zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt.
    Die gewerbliche Nutzung ist nicht kostenfrei. Für eine gewerbliche Nutzung nehmen Sie bitte Kontakt mit der System Concept GmbH auf.
  2. Es ist nicht gestattet, die Software an Dritte weiter zu geben.
  3. Sämtliche Tätigkeiten gegen ein Entgeld im Zusammenhang mit der Software sind nicht gestattet.
  4. Die System Concept GmbH übernimmt keine Gewährleistung für die Software. Sämtliche Haftungsansprüche in Bezug auf die Software sind ausgeschlossen.

Copyright (C) 2018 System Concept GmbH, Wildau, Germany.

Downloads

Wer das Projekt finanziell unterstützen möchte, kann über den folgenden Button eine Spende per PayPal senden:

DateiDatumBeschreibung
schnelleinstieg_einrichtung.pdf 16.4.2018 Dokumentation: Schnellstart Installation und Einrichtung (PDF)
sc_dms_benutzerhandbuch.pdf 31.7.2018 Dokumentation: Benutzerhandbuch (PDF)
sc_dms_admin_handbuch.pdf 7.9.2018 Dokumentation: Handbuch Installation und Administration (PDF)
sc_dms_text_export_handbuch.pdf 26.6.2018 Dokumentation: Handbuch Einrichtung Text Exports (PDF)
SystemConceptDMS_MIT_jre_1.3.28.msi 25.9.2018 MSI Installer Windows mit Java Runtime Environment (JRE)
SystemConceptDMS-linux.gtk.x86.zip 25.9.2018 Install ZIP Linux 32-bit
SystemConceptDMS-linux.gtk.x86_64.zip 25.9.2018 Install ZIP Linux 64-bit
SystemConceptDMS-macosx.cocoa.x86_64.zip 25.9.2018 Install ZIP MacOS 64-bit (JRE 1.8.131 bundeled)

25.9.2018 - Version 1.3.28

Viele Verbesserungen und Fixes. Erste Version die MacOS unterstützt

17.4.2018 - Version 1.3.13

Verbesserte Meldung unter Windows bei Zugriffsproblemen auf Dokument

16.4.2018 - Version 1.3.12

Neues Release mit vielen Verbesserungen und Bugfixes. Wichtigste Neuerung sind Funktionen zur automatische Erkennung von Verschlagwortungsdaten aus dem Dokumenttext. Erkannt werden Datumsangaben, Bruttobeträge (ER), Fremd-RE Nummern sowie Zuordnungen zu Lieferanten- oder Kundenstämmen. Die Erkennungsrate liegt zwischen 70 und 80%.

12.12.2017 - Version 1.3.1

Neues Release mit vielen Verbesserungen und Bugfixes.

26.07.2017 - Version 1.0.44

Das Release enthält viel Neues, Verbesserungen und Bugfixes. Für Windows steht ab sofort ein MSI Installer zur Verfügung.

20.04.2017 - Version 1.0.36

Das Release enthält viel Neues, Verbesserungen und Bugfixes. Seit Anfang 2017 konzentrieren wir uns auf die Weiterentwicklung und Einführung der Software im mittelständischen Umfeld. Daher blieb die Pflege der Version auf der Website leider liegen.

Die neue Version 1.0.36 bringt einige Änderungen mit sich, d.h. ein Update von der Vorversion 1.0.16 erfordert etwas Handarbeit. Bei Fragen stehe ich gern per Mail zur Verfügung.

20.12.2016 - Version 1.0.16

Das Release enthält viel Neues, Verbesserungen und Bugfixes:

  • Komplett überarbeitete Datumseingabe, Validierung und Autovervollständigung
  • Neue, kachel-basierte interaktive Listenansicht. Diese ermöglicht ein intuitives und übersichtliches Arbeiten mit Dokumenten.
  • Multi-view Konzept für Dokumentlisten. Innerhalb der Listen kann zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden.
  • Button "Archvieren" im Verschlagwortungsdialog. Dieser Button speichert und archiviert das Dokument
  • Button "Bearbeiten" im Datenquellen Dialog. Bei unterstützten Datenquellen kann diese damit direkt zum Bearbeiten geöffnet werden (z.B. CSV)
  • Aktionen wurden in globaler Toolbar der Anwendung konsolidiert.
  • Darstellung von Gesamtseitenzahl in PDF-Vorschauansicht
  • Icon für Textlayer in PDF-Vorschau (rot = PDF ohne Text, weiss = PDF mit Textdaten)
  • Verlagerung des Config path aus den VMargg (-Ddms.confbase) in die Datei instances.properties. Die Datei kann auch mehrere Einträge für vollständig getrennte und eigenständige Mandanten enthalten.
  • Deutsche Übersetzungen für RCP Platform Labels eingearbeitet (z.B. Cancel usw.)
  • Neuer Datentyp Boolean für Verschlagwortung
  • Neuer Datentyp Currency für Verschlagwortung (2 Nachkommstellen, fix)
  • Reporting Modul: gespeicherte Abfragen zum Erstellen von Berichten. Bsp: alle Eingangsrechnungen ohne Zahldatum usw.
  • Update auf PDFBox 2.0.4
  • Update auf PDF.JS 1.6.210
  • Einbindung Bibliothek zur Unterstützung von JBIG compressed PDF

2.8.2016 - Version 1.0.13

Das neue Release enthält einige Bugfixes und Verbesserungen:

  • Update PDF.JS Bibliothek
  • Update XulRunner (win32)
  • Unterstützung für verschlüsselte PDF Dateien. Verschlüsselte Dateien ohne Passwort werden automatisch entschlüsselt und ohne Verschlüsselung abgespeichert.
  • Unterstützung für passwortgeschützte PDF Dateien. Das Passwort kann über die Aktion "Passwort/ Verschlüsselung entfernen" entfernt werden.
  • Suchunterstüzung für E-Mail (EML)
  • Bugfixes bzw. kleine Verbesserungen
  • 26.7.2016 - Version 1.0.12

    Das neue Release enthält einige Bugfixes und Verbesserungen:

    • Seitenzusammenführung für alle Seiten in einem Ordner. Makieren der jeweils ersten Seiten durch F3
    • Programm Icons für Windows Version
    • Bugfixes bzw. kleine Verbesserungen
    • 22.7.2016 - Version 1.0.11

      Das neue Release enthält einige Bugfixes und Verbesserungen:

      • Direkte Unterstützung für das EML Format (E-Mail). Damit können E-Mails genau wie PDF-Dokumente mit dem DMS verschlagwortet und archviert werden. Zur Darstellung steht ein simpler Text Mail-Viewer zur Verfügung. Durch öffnen mit der Standardanwendung wird die Datei im E-Mail Programm geöffnet.
        Um eine Mail als EML zu speichern kann z.B. Thunderbird verwendet werden. Ein eigenständiger Mail-Archiver, der selbstständig auf Postfächer zugreift und die Nachrichten regelbasiert archviert ist noch in Entwicklung.
      • Neue Version der PDF Library: Apache PDFBox 2.0.2
      • Upgrade auf aktuelle Eclipse Platform
      • Neue Konfigurationsoption: Resource, die beim Programmstart angezeigt wird. Default ist Schreibtisch.

      23.3.2016 - Version 1.0.10

      Ein neuer Meilenstein ist erreicht. Das System verfügt jetzt über eine eingebaute Suche sowie eine schnelle Vorschauansicht der ersten Dokumentseite.
      Die Konfiguration der Vorversion ist kompatibel und muss nicht angepasst werden.

      Neuigkeiten

      • Fast Preview von Seite 1 des in der Anwendung markierten Dokuments
      • Konfiguration Ausgabe/Eingabeformat für Datumsangaben (Einstellungen)
      • Speichern des Datums innerhalb des Dokuments generell im ISO Format (YYYY-MM-dd)
      • Herausfilter von Steuerzeichen aus dem Volltext von Dokumenten
      • Suche in der Verschlagwortung (über Suchdialog)
      • SQL-Konsole für SELECT Abfragen auf Dokumentbestand
      • Groß/Kleinschreibung bei Dateierweiterung nicht mehr relevant

      11.2.2016

      Aufgrund von Feedback habe ich mich intensiv mit einigen Problemen in der Windows Version beschäftigt und konnte diese lösen (File-Locking und Fehler beim Einbetten des XulRunner). Aktualisierte Versionen sind online.

      25.1.2016

      Das DMS ist wieder ein gutes Stück voran gekommen. Aktualisierte Versionen sind online.

      9. Juli 2015

      Ich habe Feedback erhalten und es hat sich viel getan. Heute steht die neue Version zunächst nur für Windows 64bit zum Download bereit. Es wurden viele Kleinigkeiten verbessert. Wesentlichste Neuerung ist ein alternativer JavaScript-basierter PDF Viewer. Damit wird die Arbeit flüssiger.

      Da die Einrichtung des JavaScript Viewers ein wenig Konfiguration erfordert, habe ich mit einer Dokumentation begonnen:
      SystemConcept DMS Dokumentation

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